Pasos previos a realizar antes de comenzar a trabajar con la aplicación de «Gestión y Seguimiento de GTs/Seminarios».

Para comenzar a trabajar con la aplicación de “Gestión y Seguimiento de Grupos de Trabajo y Seminarios”, tanto por parte de los asesores del CPR como de los Coordinadores de los diferentes GT/Seminarios, es necesario que al inicio de cada curso se realicen una serie de pasos previos por parte de los asesores del CPR. Estos pasos serán los siguientes:

1. Dar de alta el nuevo curso escolar en la base de datos. Desde la aplicación alojada en el servidor del CPR: «GESTIÓN FORMACIÓN DEL CPR CASTUERA«, seleccionaremos la opción de menú: “Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Alta curso escolar”, para dar de alta un nuevo curso, por ejemplo: 2023-2024 (todo junto, sin espacios en blanco y separado los años pon un guión). Si el curso a dar de alta ya estuviera creado nos dará un error-aviso, de lo contrario se dará de alta de forma correcta y automáticamente dejarán de verse todas las actividades del curso pasado, porque en cada curso sólo se podrán visualizar los GT/Seminarios creados en dicho curso y no los de años anteriores.

2. Activar el menú público para poder rellenar las solicitudes de GT/Seminarios on-line: Cuando se abra el plazo para poder entregar las solicitudes de Grupos de Trabajo y Seminarios (Anexos I y II), lo que tendremos que hacer es acceder al portal del CPR como administrador, y desde el ‘Backend‘ nos iremos a “Apariencia→Menús→Añadir elementos de menú→Enlaces Personalizados”, se nos abrirá un desplegable donde tendremos que rellenar dos campos, por un lado el «Texto del enlace«, que podemos ponerle: «Rellenar on-line Anexos I y II«, y por oro la dirección «URL«, que será la siguiente: «https://n9.cl/3b0n9«; una vez rellenados estos dos campos sólo queda pulsar sobre el botón «Añadir al menú» y veremos como aparecerá al final de la «Estructura del menú«. Ahora solo queda «arrastrar» ese nuevo elemento de menú para colocarlo en su lugar correspondiente, o sea, dentro del menú de «Grupos de Trabajo y Seminarios«, por detrás de «Convocatoria de GT«. Hecho esto pulsamos sobre el botón «Guardar menú» para que nos guarde los cambios.

A partir de aquí, ya serán los Coordinadores de los GT/Seminarios quien se encarguen de crear las solicitudes y sus proyectos correspondientes, los cuales quedarán registrados en nuestra Base de Datos para su consulta.

En cualquier momento, los “asesores del CPR” pueden ir viendo un listado con todas las solicitudes y proyectos que se van generando, y pulsando bien en el código de solicitud o bien en el titulo, nos llevará al PDF con la solicitud o con el proyecto. Para ver este listado, desde la aplicación alojada en el servidor del CPR: «GESTIÓN FORMACIÓN DEL CPR CASTUERA«, seleccionaremos la opción de menú: “Gestión de GTs/Seminarios->Crear/Modificar GTs y Seminarios->Listado de solicitudes de GTs/Seminarios”.

3. Desactivar el menú público para que no se puedan seguir rellenando las solicitudes de GT/Seminarios on-line. Una vez finalizado el plazo para poder entregar las solicitudes de Grupos de Trabajo y Seminarios (Anexos I y II), lo que tendremos que hacer es DESCTIVAR la opción de “Rellenar on-line Anexos I/II” para que no se puedan generar más solicitudes una vez pasado el plazo. Para ello, volvemos a acceder al portal del CPR como administrador, y desde el ‘Backend‘ nos iremos a “Apariencia→Menús→Estructura del menú→Rellenar on-line Anexos I/II ”, y al pinchar sobre él se nos abre el desplegable en el que tenemos que pulsar sobre la opción: «Eliminar«, y veremos como desaparece esta opción de menú. Ahora solo nos quedaría pulsar sobre el botón de «Guardar menú» para que nos guarde los cambios realizados.

4. Crearnos una Hoja de Cálculo, con los datos de todos los Grupos de Trabajo y Seminario. Esta hoja de cálculo, además de contener una información que puede ser utilizada como de uso general por parte de los asesores del CPR, se utilizará también para extraer datos de ella con los que elaborar ficheros en formato CSV que se utilizarán para dar de alta en la aplicación de forma automática y masiva los diferentes GT/Seminarios que se hayan aprobados. En el caso de tener pocos GT/Seminarios, podremos darlos de alta de forma manual, uno a uno, partiendo de esta hoja de cálculo donde ya tendremos los datos que necesitamos, sin necesidad de crear ficheros en formato CSV, tal y como se indica en los pasos siguientes.

Los datos que debe contener esta hoja de cálculo serán los siguientes: Nombre del GT/Seminario, Modalidad (ésta podrá ser: G, para los Grupos de Trabajo; S, para los Seminarios; SV, para los Seminarios Virtuales), Asesor del CPR que lo lleva (nombre y apellidos), Nombre del Coordinador del GT/Seminario (nombre y apellidos), ‘email’ del Coordinador del GT/Seminario (para que el asesor de referencia del CPR que tenga asignado pueda ponerse en contacto con él durante las labores del seguimiento del GT/Seminario), login y clave1 para acceder como usuario registrado al portal del CPR (NOTA: Esto SOLAMENTE era necesario para el antiguo portal con Joomla, por lo que actualmente no es necesario y se debería dejar en blanco), otra clave2 que será utilizada por el Coordinador de GT/Seminarios para acceder al menú de «Gestión de Actas de GT y Seminarios«, (nota: esta clave será como máximo de cinco letras, y podemos utilizar un nemotécnico, el cual podría consistir en usar las iniciales del nombre y apellidos del coordinador seguidas por las dos primeras letras del nombre del asesor, en minúsculas; por ejemplo, si el coordinador se llamara: Juan Pérez Tudela, y el asesor que llevará el GT/Seminario se llamara Manuel Pérez García, pues la clave2 sería: ‘jptma’) y por último el “Código de Solicitud” que no es más que un número que representa el código generado al dar de alta una solicitud de GT/Seminario (Anexo I y II) cuando ésta se rellena on-line, de esta forma estaremos asociando un GT/Seminario con su ‘solicitud‘ creada on-line. Si el GT/Seminario NO TUVIERA asignada ninguna ‘solicitud’ on-line, porque ésta se hubiera presentado por otros medios, en este campo de “Código de Solicitud” pondríamos un cero; en el caso de que tuviera una “solicitud” creada on-line, pero en ese momento en el que se crea la hoja de cálculo no la sepamos o no se quiera buscar, podemos asignarle también un cero, y después siempre tenemos la posibilidad de modificarlo asignándole su código correspondiente (recordamos que los asesores del CPR pueden ver cuál es el “Código de Solicitud” desde la aplicación alojada en el servidor del CPR: «GESTIÓN FORMACIÓN DEL CPR CASTUERA«, seleccionando la opción de menú: “Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Listado de Solicitudes de GTs/Seminarios«, donde se mostrará un listado con los nombres de las ‘solicitudes‘ registradas on-line (estos nombres generalmente se corresponderán a su vez con los nombres de los GT/Seminario que se den de alta en el portal), junto a un número que representa el “Código de Solicitud”).

El campo: “Código de Solicitud”, en el caso de que tenga un valor distinto de ‘0‘ al dar de alta en el portal del CPR un determinado GT/Seminario, podrá ser utilizado posteriormente (PASO 7) para dar de alta en dicho GT/Seminario a sus participantes de forma automática, siendo estos participantes todos aquellos que en su día se indicaron en su ‘solicitud‘ correspondiente, teniendo más tarde la posibilidad de que o bien el Coordinador o bien el asesor del CPR, puedan eliminar un determinado participante (porque hubiera causado baja por el motivo que fuera) o añadir uno nuevo.

En el caso de que un GT/Seminario tenga como “Código de Solicitud” un cero, los participantes de ese GT/Seminario tendrán que añadirse de forma manual, o sea, individualmente, uno a uno, bien por parte del Coordinador o bien por parte del asesor de referencia del CPR, según se decida.

5. Dar de alta el Grupo de Trabajo o el Seminario en el Portal del CPR. En este paso, se añaden a la base de datos de la aplicación los parámetros básicos del Grupo de Trabajo o del Seminario, para poder ser manejados en listados y consultas, y poder ser utilizados en la “Gestión de Actas” por parte de los coordinadores. Los datos que se necesitarán para darlos de alta podemos obtenerlos de la hoja de cálculo creada en el PASO 4, y serán los siguientes: Nombre del GT/Seminario, Curso Académico (p.e.: 2020-2021), Modalidad (G, S o SV), Fechas de Inicio y Fin de inscripción de participantes en la actividad, Nombre y Apellidos del Coordinador, Clave del Coordinador para acceder a la aplicación de “Gestión de actas de GT/Seminarios” (esta clave es a la que en la hoja de cálculo del PASO 4 hemos llamado: clave2, con un máximo de cinco caracteres), Nombre y Apellidos del asesor de referencia del CPR y por último el Código de Solicitud (en el caso de que tuviera asignada una solicitud on-line).

Para dar de alta los diferentes GT/Seminarios aprobados podremos hacerlo de dos formas, bien de forma manual, uno a uno, o bien de forma automática, o sea, todos a la vez, pero en este caso se necesita de la generación previa de un fichero CSV. Explicamos a continuación las dos formas de hacerlo.

– ALTA MANUAL: Para esto tendremos que ir a la aplicación alojada en el servidor del CPR: «GESTIÓN FORMACIÓN DEL CPR CASTUERA«, seleccionaremos la opción de menú:: «Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Alta de un GT/Seminario «. Llegados a este punto simplemente tendremos que rellenar los datos que nos pide el formulario por cada una de los GT/Seminarios que queremos dar de alta, datos que podemos obtener de la hoja de cálculo creada en el PASO 4. En este formulario, por defecto aparece siempre seleccionado el último “Curso Académico” dado de alta en la aplicación, así como la fecha actual para el inicio y fin de inscripción, que lógicamente tendríamos que modificar, sobre todo la fecha fin de inscripción, pero manteniendo el formato (dd.mm.aaaa); por otro lado, tanto para la “Modalidad” como para el asesor de referencia (“Contacto con el Asesor”), podremos ayudarnos de un desplegable donde seleccionar el dato que corresponda. Para el campo “Código de Solictud”, aparecerá un desplegable con todas las solicitudes on-line generadas (ordenadas por orden alfabético), para elegir la que tiene que tener asociada (recordemos que el nombre de la solicitud se corresponderá generalmente con el del GT/Seminario), PERO en el caso de que el GT/Seminario que estamos creando NO TENGA una solicitud on-line para asignarle, o que ésta se desconozca, dejaremos en blanco este campo, y el sistema al dar de alta la actividad le asignará un cero.

Rellenados todos los campos, pulsaremos sobre el botón “Alta Actividad” y si todo es correcto nos saldrá un mensaje advirtiendo que el proceso ha concluido de forma correcta, o dando un mensaje de error en cualquier otro caso. Una vez dado de alta el GT/Seminario, siempre podremos modificar cualquiera de sus datos a partir de la opción de menú: «Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Modificar un GT/Seminario«, donde tendríamos que seleccionar de entre la lista de GT/Seminarios creados en el último curso académico, cuál es el que queremos modificar.

– ALTA AUTOMÁTICA: Para dar de alta de forma automática y masiva todas las actividades de un curso en concreto, necesitaremos crearnos previamente un fichero en formato CSV, el cual contendrá una fila/línea por cada GT/Seminario a crear, y en cada fila/línea vendrán dados los NUEVE campos/datos que se necesitan, separados por “;” . El fichero NO contendrá ninguna línea de cabecera y los campos/datos NO vendrán entrecomillados. Este fichero podemos generarlo a partir de la hoja de cálculo del PASO 4.

Los nueve campos/datos separados por “;” que necesitaremos y en el orden que se indica a continuación son:

TituloAct;FecIniIns;FecFinIns;Curso;TipoAct;Coordinador;ClaveCor;ContactoAse;CodSolicitud

Un ejemplo de como podría ser este fichero CSV con un GT y un Seminario a dar de alta sería el siguiente:ELABORACIÓN PED;2019-10-13;2019-11-14;2019-2020;G;Jesús García Portillo;jgpju;Juan Pérez Pérez;13REVISIÓN RECURSOS ESPA;2019-10-13;2019-11-14;2019-2020;S;Rafael Arce Sanz;rasju;Juan Pérez Pérez;0

Como se puede ver, el último campo, el «Código de solicitud«, siempre debe estar relleno, al igual que el resto de campos (de lo contrario el programa nos daría un error).En el caso de no tener código de solicitud on-line asociado, o de no saber cuál es dicho código o de querer dejarlo para modificarlo más tarde, deberá tener un valor igual a 0, pero nunca dejarlo en blanco porque podría ser causa de errores.

MUY IMPORANTE: Los campos fecha (fecha de inicio y fin de inscripción) para este fichero deben darse en formato AMD (Año-Mes-Día, o sea: aaaa–mm–dd (año, con cuatro dígitos, mes, con dos dígitos y día, con dos dígitos, separados por ‘–‘). Podemos utilizar las mismas fechas de inicio y fin de inscripción para todos los GT/Seminarios, y posteriormente si se necesitará ampliar la fecha de fin de inscripción para alguno en concreto, simplemente lo haríamos modificando el GT/Seminario desde la opción de menú: «Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Modificar un GT/Seminario«.

Una vez creado nuestro fichero CSV, que obligatoriamente deberá llamarse: “actividades.csv”, tendremos que subirlo al servidor del CPR, y más concretamente, tendremos que copiarlo dentro de la carpeta: «/var/www/actividades/traspasos» . Si dentro de esta carpeta ‘traspasos‘, existiera un fichero que se llamara: ‘actividades.csv‘, lo eliminamos o lo sobreescribimos.

Una vez subido el fichero CSV, sólo nos queda ejecutar el programa para que nos haga el alta automática de las actividades, para ello, desde el ‘frontend‘ (parte pública) de nuestro portal, y una vez registrados como asesores, nos iremos a: “Gestión de GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Traspasos/Altas Automáticos→Traspasos→Alta automática de GT/Seminarios” y si todo es correcto se producirá el alta automática de los GT/Seminarios, pero si alguna de las líneas del fichero (o sea, si algún GT/Seminario) tuviera algún campo en blanco, o más campos de los permitidos, nos daría un error avisándonos del número de línea dentro del fichero que contiene errores y que por tanto no ha podido darse de alta y por otro lado aparecerán las líneas (o sea, los GT/Seminarios) que sí se han dado de alta correctamente.

En caso de líneas (o sea, de GT/Seminarios) con error, podremos volver a generar un fichero CSV pero SOLO con las líneas que han dado errores, corrigiendo estos previamente, o bien dar de alta manualmente sólo aquellas líneas (GT/Seminario) que han dado errores.

Hecho esto, lo aconsejable es eliminar de la carpeta “/var/www/actividades/traspasos/” de nuestro portal, el fichero ‘actividades.csv‘ , para evitar que alguien pueda ejecutar de nuevo el alta automática, generando una duplicación de GT/Seminarios.

6. Alta de los participantes en cada uno de los GT/Seminarios creados:

Una vez creados los GT/Seminarios en nuestra aplicación, lo único que falta es dar de alta a los participantes de cada GT/Seminario.

En el caso de que un GT/Seminario tenga asociado una “solicitud rellenada on-line en nuestro portal” (Anexos I y II), se podrá realizar un alta automática de participantes, siendo estos los que quedaron indicados en la solicitud correspondiente (Anexos I y II). Posteriormente, como desde el período en que se realizó la solicitud hasta que empiece a rodar el GT/Seminario, puede haber alguna baja o algún alta, éstas podrían realizarse individualmente desde la propia aplicación de “Gestión de Actas” (desde las opciones: “Inscribir partipantes” o “Eliminar participantes”), y lo podrían hacer tanto el coordinador del grupo de trabajo como el asesor de referencia del CPR, según se decida (además, los asesores del CPR tendrán otra opción alternativa para eliminar a un participante de un GT/Seminario sin necesidad de entrar en la aplicación de «Gestión de Actas« y de tener que introducir la clave del coordinador; para está opción, simplemente tendrían que ir a «GTs/Seminarios→Crear/Modificar GTs y Seminarios→Baja de un Participante» y en este caso tienen que seleccionar el NIF del participante y la actividad (GT/Seminario) donde hay que darlo de baja).

Para realizar el alta automática de participantes en un GT/Seminario determinado, tendremos que ir a: «Gestión de GTs/Seminarios →Crear/Modificar GTs → Traspasos/Altas Automáticos→Traspaso Automático de Participantes en GT/Seminario» y nos aparecerá un listado con todos los GT/Seminarios dados de alta en el curso actual en la plataforma. Simplemente tenemos que hacer clic sobre el título del GT/Seminario para proceder al alta automática de participantes, los cuales serán los mismos que se indicaron en su solicitud correspondiente cuando se rellenó on-line.

Si el GT/Seminario NO tuviera una ‘solicitud on-line‘ asignada, entonces el proceso de alta automática daría un error advirtiendo de este hecho. Por otro lado, cuando se realiza este alta masiva automatizada, el sistema comprueba por cada participante a dar de alta si ya existe como participante en ese GT/Seminario, porque si así fuera, el sistema avisaría dando un error de que no se puede dar de alta porque ya existe.

En el caso de NO poder realizar el alta automática de participantes de un GT/Seminario, por no tener éste asociado una “solicitud rellenada on-line”, habría que proceder a entrar de forma manual, uno a uno, todos los participantes de esa actividad, bien por parte del coordinador o bien por parte del asesor, accediendo al menú: “Gestión de Gts/Seminarios→Gestión de Actas→Inscribir Participantes; (previo a Inscribir Participantes, habrá que introducir la clave del coordinador para la gestión de actas, y en el caso de que el coordinador tuviera más de un GT/Seminario asociado, se tendría que seleccionar en cuál de ellos quiere realizar el alta o inscripción de participantes).